01/2002 Was man nicht im Kopf hat, muß man in den Beinen haben, heißt es...
Ganz so schlimm ist es zwar nicht wirklich, denn zum Glück gibt es ja Akten. Doch die brauchen wiederum eine Menge Platz. Und außerdem kann es lange dauern, bis das gesuchte Dokument im hauseigenen Archiv gefunden ist – da kommen dann also doch wieder die Beine ins Spiel. Es sein denn, man ist Kunde vom Gehring Archivdepot in Oberhausen. Seit sechs Jahren arbeitet die Firma erfolgreich mit dem System Meta, einem Franchise-Prinzip, das inzwischen neun Standorte in Deutschland betreut.
Akten auszulagern ist eine einfache wie effiziente Idee. Denn Firmen müssen nun mal viele wichtige Dokumente über einen langen Zeitraum aufbewahren. Platzmangel ist dann nicht das einzige Problem. Auch Kosten und Diskretionsprobleme tauchen schnell auf. Keine Frage: Gehring arbeitet auf sensiblem Terrain – wenn es um Akten geht, läßt die Frage nach Datenschutz und Sicherheit nicht lange auf sich warten. Doch hierfür hat Gehring Instrumentarien entwickelt, die ein Maximum an Sicherheit schaffen.
So erfüllt das 25.000 Kubikmeter große Gehring-Lager in Oberhausen die strengen VdS-Richtlinien. Gegen Einbruch, Feuer und Wasser ist das High-Tech-Gebäude gefeit. Hier lagern 75.000 Aktenmeter (als Vergleich: Ordner neben Ordner gestellt von Düsseldorf bis Emmerich).
Gehring sorgt auch dafür, daß nur derjenige Dokumenten-Inhalte erfährt, der dazu berechtigt ist. Das ist zum einen durch eine differenzierte Zugriffsberechtigung der Mitarbeiter garantiert und zum anderen durch eine permanente Protokollierung der Zugriffe gewährleistet. So können Kunden Unterlagen ohne Bedenken von Gehring abholen und deponieren lassen.
Mit bloßem Aufbewahren hat das Ganze allerdings wenig zu tun: Denn die Kunden wollen selbstverständlich schnellen Zugang zu ihren Unterlagen haben. Bei Gehring ist das innerhalb von 15 Minuten möglich. Die Suche nach dem Standort des Dokuments im Gehring Archivdepot ist dank eines intelligenten Ordnungssystems, das auf einer elektronischen Codierung und einer verschlüsselten Lagerhaltung beruht, problemlos möglich. Ist die Unterlage gesichtet, erreicht sie den Kunden entweder per Fax, per Post, mit Kurier oder Online. So sparen Kunden Platz, zeit und bis zu 50 Prozent Kosten.
Optimale Sicherheit und schnellen Service hat sich das Gehring Archivdepot auf die Fahnen geschrieben. Und es sieht so aus als könnte es bald heißen: Was man nicht im Kopf hat, muß man bei Gehring haben.
Auch die WestEK ist vor einigen Monaten mit ihren Akten ins Gehring Archivdepot gewechselt. Die ersten Erfahrungen zeigen, daß kaum ein Mitarbeiter bemerkt hat, daß sich die Akten nun in 35 km Entfernung befinden.
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